Aby sme lepšie pochopili delenie a označovanie papierových obálok s typickým štandardizovaným označením C4, B4, E4, DL alebo štvorcových obálok, musíme si najprv uvedomiť tak známe veľkosti alebo formáty papiera A8...A3, A4, A5...A0 atď. Najznámejší a najpoužívanejší v kanceláriách, školstve, administratíve, domácnostiach a vôbec je formát A4 s rozmermi 210 x 297 mm, pričom čím je číslo za písmenom A nižšie, tým je formát papiera menší, takže formát A5 je polovica formátu A4, a teda vyjadrený v mernej jednotke 148 x 210 mm.

Naopak, čím menšie je číslo za písmenom A3, tým väčší je rozmer papiera, a teda 297 x 420 mm. Všetky rozmery papiera, nielen kancelárskeho, nájdete v našej tabuľke Obálky a ich vnútorné, vonkajšie rozmery. Pre listové obálky v Európe existuje 10 štandardizovaných rozmerov, ktoré ukladá norma ISO 269, podľa ktorej sa obálky označujú písmenami B, C, E a DL. Jednoducho povedané, stačí nahradiť písmeno pre veľkosť papiera A písmenom B alebo C, E. Ak teda potrebujete poslať, uložiť, uskladniť napríklad dokument o veľkosti jedného listu papiera A4, potom použijete obálku, do ktorej sa zmestí dokument o veľkosti papiera A4. Vnútorné rozmery obálky musia byť teda väčšie ako formát A4 210 x 297 mm, pre tento dokument je vhodná obálka 229 X 324 mm C4.

Čo však v prípade, ak vznikne potreba poslať dokument s jedným listom formátu A4, ale s viacerými listami (100 kusov), napríklad katalóg? Máme teda rovnaký formát, ale veľký počet listov dokumentov, čím sa nemení veľkosť dĺžky a šírky (formát zostáva rovnaký), ale výrazne sa o 100 listov zväčší celková hrúbka všetkých dokumentov. Na tento účel sa preto odporúča používať obálky s označením "B", ktoré sú na každej strane približne o 10 mm väčšie ako obálka "C". V našom príklade majú obálky B4 rozmery 250 x 353 mm * - typické pre zasielanie katalógov, formulárov alebo veľkého množstva tlačív. Stojí za to zvážiť použitie objemnejších obchodných obálok, ktoré sú alebo môžu byť vystužené vláknami, so zosilneným dnom atď. Sú vhodné na zasielanie väčších stohov papiera.

 TIP: Vedeli ste, že papierová obálka sa vždy otvára na dlhšej strane, zatiaľ čo papierová taška sa otvára na kratšej strane?

Nezabudnite označiť obálky písmenom ,,E,, - takto sa obálky najčastejšie používajú na odosielanie viacerých samostatných obálok, napríklad keď potrebujete preposlať obchodné listy (poštu).

Označovanie, TYP, rozmery obálok a vhodné veľkosti papiera

Obálky DL sú dobre známe a často používané na obchodnú aj úradnú korešpondenciu. Preložením (preložením) papiera A4 na tretiny môžete dosiahnuť ideálnu veľkosť listu pre tieto obálky DL. Takzvané "DL obálky" sú najobľúbenejšie na zasielanie obchodnej korešpondencie a faktúr a sú tiež veľmi reprezentatívne.

Rozdelenie obálok podľa okien

Väčšina účtovných fakturačných programov, aplikácií, ako aj redakčných a iných systémov umožňuje nastaviť tlač záhlavia listu tak, aby sa záhlavie príjemcu nachádzalo buď na ľavej, alebo pravej strane okna obálky. Nemusíte tak obálku prepisovať a strácať čas.

Typy obálok podľa spôsobu uzatvárania

- S navlhčovacím prúžkom... typickým pre lízanie obálok z detstva, obálka má na chlopni prúžok lepidla, ktorý navlhčí a tým aktivuje lepidlo.

- Dvojkolieskové samolepiace... obe chlopne majú na sebe lepidlo, obálka je zalepená, po priložení chlopní k sebe sa lepidlo aktivuje.

- Samolepiace s odtrhávacou krycou páskou (prúžkom) - lepidlo pod krycou páskou, aktivuje sa po odtrhnutí pásky - bez lepidla ... nepoužíva sa utesnenie (uzavretie) obálky alebo sa musí použiť externé lepidlo alebo lepiaca páska.

- V ponuke nájdete aj obálky, ktoré sa dajú uzavrieť pomocou ohybu, magnetu, potlače, háčika alebo šnúrky.

Obálky podľa materiálu

Ak potrebujete prepraviť tovar, ktorý chcete viac chrániť pred mechanickým poškodením počas prepravy, použite bublinkové obálky s bublinkovou fóliou vo vnútri, ktoré poskytujú väčšiu ochranu pred prepichnutím. Najobľúbenejšie veľkosti bublinkových obálok sú A4, A5 alebo A3. Alternatívou je špeciálny formát ,,CD,, na zasielanie CD/DVD. Ekologickou alternatívou sú nárazuvzdorné obálky ECO vyplnené karonovou strižou vo vnútri.

Obálky - obchodné tašky vystužené textilnými vláknami - majú zosilnené steny obálky a rozšírené zosilnené dno, vďaka čomu sú odolnejšie voči prerezaniu a dopĺňajú listové obálky.

Plastové obálky sú obľúbené u maloobchodníkov, e-shopov, pretože plastové obálky sú lacnejšie ako kartónové krabice, rýchlejšie a jednoduchšie sa s nimi manipuluje a sú menej náročné na skladovanie, a to z hľadiska priestoru aj poveternostných podmienok (najmä vlhkosti). Sú určené na zasielanie textilného tovaru. Nájdete ich vo viacerých farbách.

Bezpečnostné obálky na odosielanie a ukladanie cenných zásielok (peniaze, šperky, dokumenty) vybavené špeciálnym prúžkom, na ktorom je okamžite rozpoznateľný akýkoľvek neoprávnený zásah.

Transportné obálky sú vybavené samolepiacou vrstvou s odtrhávacím prúžkom, takže sa dajú nalepiť priamo na prepravovaný tovar. Používajú sa na umiestnenie faktúr, dodacích listov, dokumentov pre colné orgány a na propagačné účely.

Plastové obchodné tašky sú vyrobené z viacvrstvovej fólie, vďaka čomu sú vodotesné a odolné voči roztrhnutiu a možno ich označiť permanentnými fixkami.

Farebné plastové obálky - na tvorivé aktivity, originálne pohľadnice, darčeky.

Obálky s pruhom pre štátne inštitúcie, firemnú korešpondenciu, veľmi známe doručovacie obálky s pruhom modré, červenohnedé.

Červené obálky s pruhom - venujte im zvýšenú pozornosť. Môžu to byť rôzne oznámenia o záväzkoch a nedoplatkoch. Obálka s červeným pruhom sa doručí len adresátovi a nikto iný ju nemôže prevziať, a to ani na základe splnomocnenia.

Zelené obálky s pruhom - posielajú ich firmy, ale aj súdy, ide o štandardnú firemnú a úradnú komunikáciu s tzv. doručenkou a môžu byť obyčajné alebo doručené do vlastných rúk.

Obálky s modrým pruhom sa používajú na komunikáciu, pri ktorej odosielateľ potrebuje administratívne potvrdenie o doručení a prijatí obálky. Modrá, najčastejšie používaná obálka, sa vo všeobecnosti používa na informačnú korešpondenciu.

Nová - obálka s fialovým pruhom, ktorá neznamená akútny problém, ale upozorňuje na povinnosť, napríklad na nezaplatené priame inkaso. Zároveň dávajú možnosť riešiť záležitosť priamo na pošte. Mimo krajín, ktoré používajú metrický systém, je rozdelenie obálok odlišné, typicky pre krajiny Južnej a Severnej Ameriky vrátane USA. Pre tieto krajiny sa rozdelenie a tabuľka veľkosti obálok podľa normy ISO 269 NEPOUŽÍVA.

Potlač obálok

Obálky vám môžeme vyrobiť na mieru, dať ich opečiatkovať reklamným textom alebo vaším vlastným návrhom.

Ak žiadna z obálok nevyhovuje vašim potrebám, mohli by vám pomôcť zipsové vrecká s europerforovaným, označeným, DOYPACKY alebo kartónové krabice, najmä poštové krabice alebo krabice na knihy alebo trojvrstvové krabice a päťvrstvové krabice, euroboxy na palety, sťahovacie krabice, samozatváracie krabice, skladovacie krabice, krabice na fľaše alebo krabice na torty.